Wollen Sie Ihre Texte standardisieren? Sie möchten nicht mehr jedes Mal überlegen, wie Sie Ihr Angebot, Ihre Anfragen oder Antworten auf Standardfragen formulieren? Dann können Sie in Word Schnellbausteine erstellen und diese schnell und in seinen Dokumenten einfügen.

Schnellbausteine sind eine große Unterstützung

Gibt es Begrenzungen für Schnellbausteine?

Schnellbausteine können ein kompletter Text sein, wie z. B. ein komplettes Angebot samt Zahlenwerk und Tabellen und weitere Formatierungen. Sie können aber auch nur einen kurzen Absatz, der eine Standardformulierung enthält, wie zum Beispiel der Abschiedssatz einer E-Mail wie 

"Bei Fragen sprechen Sie mich an. Ich beantworte diese sehr gern.

Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg
Joana Schulz"

Text für einen Schnellbaustein vorbereiten

Sie können den Text als Fließtext schreiben, aber auch schon vollständig formatieren, je nachdem wie Sie den Schnellbaustein nutzen möchten.

Bespieltext Fließtext:

Bei Fragen sprechen Sie mich an. Ich beantworte diese sehr gern. Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg Joana Schulz

Markieren Sie den Text, den Sie als Schnellbaustein abspeichern möchten.

Klicken Sie auf den Menüpunkt Einfügen und auf den Punkt Schnellbaustein. Das Kontextmenü öffnet sich beim Anklicken des Menüpunkts Schnellbaustein, mit dem Punkt „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern…“

Es öffnet sich eine Messagebox:

Geben Sie einen sinnvollen Namen ein. Hier z. B. E-Mail-Abschluss. Die Schnellbausteine sortieren sich in der Regel alphabetisch.

Wenn Sie viele Schnellbausteine erstellen, sollten Sie gegebenenfalls mit Nummerierungen arbeiten oder Sie können Kategorien erstellen. Speichern Sie die Schnellbausteine in der Standard-Dokumentenvorlage Building Blocks.dotx. Sie finden unten eine Beschreibung, warum.

Ich hatte Ihnen oben geschrieben, dass Sie den Text formatiert als Schnellbaustein speichern können. Wenn Sie den Text wie hier als Fließtext speichern, wählen Sie in Optionen „Nur Inhalt einfügen“ aus.

Formatierter Text als Schnellbaustein abspeichern

Tippen Sie den Text und formatieren Sie ihn wie Sie ihn immer versenden möchten:

Bei Fragen sprechen Sie mich sehr gern an. Ich beantworte diese sehr gern.

Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg

Joana Schulz

Inhaberin von Best Business Support

Wie oben beschrieben, markieren Sie den Text, wählen den Menüpunkt „Einfügen“ aus, klicken auf „Schnellbaustein“ und „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern…“.

Die Messagebox öffnet sich.

Anders als beim Fließtext wählen Sie „Inhalt in eigenem Absatz“ einfügen. So wird der Schnellbaustein automatisch vom vorherigen Text durch Absatz getrennt.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihren ersten Schnellbaustein erstellt.

Schnellbausteine verwenden

Um Ihre erstellten Schnellbausteine zu verwenden, klicken Sie auf den Menüpunkt „Einfügen“, danach auf „Schnellbausteine“. Wählen Sie Ihren gewünschten Schnellbaustein aus einen Mausklick aus:

Der Text wird eingefügt.

Neuer Rechner – was passiert mit meinen Schnellbausteinen?

Wenn Ihr alter Rechner noch funktionstüchtig ist, sichern Sie die Datei-Vorlage Building Blocks.dotx.

Danach importieren Sie die Datei in Ihrem neuen Rechner. Sie können hinterher all Ihre Schnellbausteine wieder verwenden.

Wie genau das geht, finden Sie demnächst in dem Blogbeitrag „Schnellbausteine – Umzug auf den neuen Rechner“.