Ja, ja, ich weiß: Briefpost ist nicht mehr zeitgemäß – 1. Teil
Die DIN-Norm 5008
Der Briefbogen
Der Beginn: Ein leeres DIN-A-4-Blatt
Briefkopf und Rücksendezeile
Die ideale Kopfzeile, sagt die DIN-Norm 5008, ist 5 cm hoch. Innerhalb dieses Bereichs können Sie Ihr Logo, Ihre Adresse und/oder Ihren Slogan unterbringen. Wie Sie diesen Bereich gestalten, steht Ihnen frei. Ob mittig, links- oder rechtsbündig - ob Sie ihn komplett ausfüllen oder eine große Leere erzeugen - können Sie entscheiden. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf.
Auf 5,0 cm folgt die sogenannte Rücksendezeile. Was ist eine Rücksendezeile? Sie hilft der Post einen Brief an den Absender zurückzusenden, falls dieser unbekannt ist, auch wenn z. B. auf dem Briefumschlag kein Absender vermerkt ist.
Die Rücksendezeile kann in einer Schriftgröße von 6 – 9 Punkt dargestellt werden und bei ca. 2,5 cm beginnen. Da hier das sogenannte Adressfeld beginnt. Welche Schrift Sie verwenden bleibt Ihnen überlassen. Die DIN-Norm sagt dazu nichts. Ich würde die Schrift verwenden, die Sie auch in Ihrem Logo oder in Ihrer sonstigen CI verwenden. Vorausgesetzt sie ist leicht lesbar (keine Schreibschriften oder kunstvoll verschnörkelte Schriften – auch wenn Sie diese für Ihr Logo verwenden).
Das Adressfeld
Das Adressfeld für die Empfänger*innenadresse beginnt beim linken Seitenrand auf 2,5 cm, ist 8,5 cm breit und beinhaltet 9 Zeilen für die Adresse. Genauere Informationen dazu finden Sie weiter unten.
Fußzeile
Ein Kann, aber kein Muss. Informationen, die man im Geschäftsbrief unterbringen muss (siehe weiter unten als Pflichtangaben) kann man üblicherweise in der Fußzeile unterbringen. Je nach Menge der Informationen ist die Fußzeile also variabel hoch. Wenn man diese nutzt, sollte sie auch mit wenigen Informationen mindestens 2,0 cm hoch sein.
Seitenränder
Der linke Seitenrand sollte sich nach der Rücksendezeile richten und bei 2,5 cm liegen. Wenn man es optisch mag, gern auch ein Leerzeichen nach dem Beginn der Rücksendezeile, sodass der Text ein wenig eingerückt ist.
Der rechte Seitenrand kann mit dem vom Drucker vorgegebenen Druckrand enden. Wer es symmetrisch mag, stellt auch den rechten Rand bei 2,5 cm ein, wie der linke Seitenrand.
Etwas genauer hingeschaut: Das Adressfeld
Das Adressfeld ist bei 5,5 cm unterhalb des oberen und 2,5 cm des linken Seitenrandes platziert. Es können 9 Zeilen in dem Adressfeld untergebracht werden, die bei der korrekten Faltung des Briefbogens in das Fenster eines DIN-lang-Briefumschlags passt.
Sollte der Text für die Zeile bis 8,5 cm zu lang sein, können Sie die Zeile umbrechen oder Sie verkleinern die Schriftgröße (achten Sie auf eine gute Lesbarkeit).
- Zeile: Versandvermerk wie z. B. Einschreiben mit Rückschein oder Persönlich/vertraulich
- Zeile: Firma oder Anrede
- Zeile: 2. Zeile des Firmennamens oder ein Adressvermerk wie der Name des Hauses oder Abteilung usw. oder Vor- und Nachname des Ansprechpartners
- Zeile: Ansprechpartner
- Zeile: Straße
- Zeile: Postleitzahl und Ort
- Zeile: Land
Wenn die Adresse wegen Abteilungsnamen oder anderen Informationen mehr Zeilen benötigt, kann diese bis auf 9 Zeilen ausgeweitet werden.
Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief
Als Geschäftsbriefe werden im Übrigen auch Fax und auch E-Mails gewertet, was bedeutet, dass all diese Informationen beim Erstkontakt - auch in der E-Mail-Signatur - stehen sollten. Das sind die gleichen Angaben, die im Übrigen auch im Impressum Ihrer Website stehen sollten.
- Bei Gesellschaften der vollständige Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
- die Rechtsform
- Firmensitz
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
- Die Handelsregister-Nummer
- die Namen sämtlicher Geschäftsführer bzw. Mitglieder des Vorstandes jeweils mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- Der Vorsitzender des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem aus-geschriebenen Vornamen
- Für Kleingewerbetreibende, hierzu zählen Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), gilt für die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen, ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und ihre ladungsfähige Anschrift anzugeben. Außerdem gilt für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), die auf ihren Geschäftsbriefen alle Gesellschafter mit ihrem Familiennamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen müssen.
Ich stelle hier einmal eine Vermutung auf: Sie sind kein Konzern oder eine weltumspannende Großkanzlei mit sehr vielen Partner*innen und benötigen nicht so viel Raum, um diese Informationen auf Ihrem Briefbogen unterzubringen. Kleinunternehmen und Einzelunternehmende oder einfache GmbHs und UGs können diese meist 3 – 4-zeilig in der Fußzeile unterbringen.
Sollten Sie mehr Platz als in der Fußzeile benötigen, dann nutzen Sie den rechten Seitenrand, den Sie dann erheblich ausweiten können.
