Der BBS-Blog

Ja, ja, ich weiß: Briefpost ist nicht mehr zeitgemäß – 1. Teil

Mon, 16 Feb 2026 08:30:00 GMT

Die DIN-Norm 5008

Es werden immer noch Geschäftsbriefe geschrieben und auch per Post versendet. Deshalb ist die DIN-Norm 5008 auch immer noch hilfreich für Menschen, die geschäftliches Briefpapier designen – selbst oder für andere. Sie hilft zum einen den Briefbogen zu gestalten als auch den Text ideal an den Briefbogen anzupassen.

Der Briefbogen

Der Beginn: Ein leeres DIN-A-4-Blatt

Briefkopf und Rücksendezeile

Die ideale Kopfzeile , sagt die DIN-Norm 5008, ist 5 cm hoch. Innerhalb dieses Bereichs können Sie Ihr Logo, Ihre Adresse und/oder Ihren Slogan unterbringen. Wie Sie diesen Bereich gestalten, steht Ihnen frei. Ob mittig, links- oder rechtsbündig - ob Sie ihn komplett ausfüllen oder eine große Leere erzeugen - können Sie entscheiden. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf.

Auf 5,0 cm folgt die sogenannte Rücksendezeile . Was ist eine Rücksendezeile? Sie hilft der Post einen Brief an den Absender zurückzusenden, falls dieser unbekannt ist, auch wenn z. B. auf dem Briefumschlag kein Absender vermerkt ist.

Die Rücksendezeile kann in einer Schriftgröße von 6 – 9 Punkt dargestellt werden und bei ca. 2,5 cm beginnen. Da hier das sogenannte Adressfeld beginnt. Welche Schrift Sie verwenden bleibt Ihnen überlassen. Die DIN-Norm sagt dazu nichts. Ich würde die Schrift verwenden, die Sie auch in Ihrem Logo oder in Ihrer sonstigen CI verwenden. Vorausgesetzt sie ist leicht lesbar (keine Schreibschriften oder kunstvoll verschnörkelte Schriften – auch wenn Sie diese für Ihr Logo verwenden).

Das Adressfeld

Das Adressfeld für die Empfänger*innenadresse beginnt beim linken Seitenrand auf 2,5 cm, ist 8,5 cm breit und beinhaltet 9 Zeilen für die Adresse. Genauere Informationen dazu finden Sie weiter unten.

Fußzeile

Ein Kann, aber kein Muss. Informationen, die man im Geschäftsbrief unterbringen muss (siehe weiter unten als Pflichtangaben) kann man üblicherweise in der Fußzeile unterbringen. Je nach Menge der Informationen ist die Fußzeile also variabel hoch. Wenn man diese nutzt, sollte sie auch mit wenigen Informationen mindestens 2,0 cm hoch sein.

Seitenränder

Der linke Seitenrand sollte sich nach der Rücksendezeile richten und bei 2,5 cm liegen. Wenn man es optisch mag, gern auch ein Leerzeichen nach dem Beginn der Rücksendezeile, sodass der Text ein wenig eingerückt ist.

Der rechte Seitenrand kann mit dem vom Drucker vorgegebenen Druckrand enden. Wer es symmetrisch mag, stellt auch den rechten Rand bei 2,5 cm ein, wie der linke Seitenrand.

Etwas genauer hingeschaut: Das Adressfeld

Das Adressfeld ist bei 5,5 cm unterhalb des oberen und 2,5 cm des linken Seitenrandes platziert. Es können 9 Zeilen in dem Adressfeld untergebracht werden, die bei der korrekten Faltung des Briefbogens in das Fenster eines DIN-lang-Briefumschlags passt.

Sollte der Text für die Zeile bis 8,5 cm zu lang sein, können Sie die Zeile umbrechen oder Sie verkleinern die Schriftgröße (achten Sie auf eine gute Lesbarkeit).

Zeile: Versandvermerk wie z. B. Einschreiben mit Rückschein oder Persönlich/vertraulich
Zeile: Firma oder Anrede
Zeile: 2. Zeile des Firmennamens oder ein Adressvermerk wie der Name des Hauses oder Abteilung usw. oder Vor- und Nachname des Ansprechpartners
Zeile: Ansprechpartner
Zeile: Straße
Zeile: Postleitzahl und Ort
Zeile: Land

Wenn die Adresse wegen Abteilungsnamen oder anderen Informationen mehr Zeilen benötigt, kann diese bis auf 9 Zeilen ausgeweitet werden.

Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief

Als Geschäftsbriefe werden im Übrigen auch Fax und auch E-Mails gewertet, was bedeutet, dass all diese Informationen beim Erstkontakt - auch in der E-Mail-Signatur - stehen sollten. Das sind die gleichen Angaben, die im Übrigen auch im Impressum Ihrer Website stehen sollten.

Bei Gesellschaften der vollständige Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
die Rechtsform
Firmensitz
Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
Die Handelsregister-Nummer
die Namen sämtlicher Geschäftsführer bzw. Mitglieder des Vorstandes jeweils mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Der Vorsitzender des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem aus-geschriebenen Vornamen
Für Kleingewerbetreibende , hierzu zählen Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), gilt für die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen, ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und ihre ladungsfähige Anschrift anzugeben. Außerdem gilt für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), die auf ihren Geschäftsbriefen alle Gesellschafter mit ihrem Familiennamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen müssen.

Ich stelle hier einmal eine Vermutung auf: Sie sind kein Konzern oder eine weltumspannende Großkanzlei mit sehr vielen Partner*innen und benötigen nicht so viel Raum, um diese Informationen auf Ihrem Briefbogen unterzubringen. Kleinunternehmen und Einzelunternehmende oder einfache GmbHs und UGs können diese meist 3 – 4-zeilig in der Fußzeile unterbringen.

Sollten Sie mehr Platz als in der Fußzeile benötigen, dann nutzen Sie den rechten Seitenrand, den Sie dann erheblich ausweiten können.

Grafik freistellen mit PowerPoint: So geht's schnell und einfach

Sat, 12 Oct 2024 15:03:20 GMT

Grafik freistellen geht auch ohne Fotobearbeitungsprogramm

Das Freistellen von Bildern und Motiven ist eine häufige Aufgabe, wenn Sie professionelle Präsentationen oder grafische Arbeiten z. B. für Ihre Social-Media-Kanäle erstellen möchten. Eine Möglichkeit, Bilder ohne spezielle Software freizustellen, bietet Microsoft PowerPoint . Ich zeige Ihnen hier in diesem Blogbeitrag Schritt für Schritt, wie Sie eine Grafik freistellen können, ohne auf externe Tools wie Canva oder andere Fotobarbeitungsprogramme zurückgreifen zu müssen.

Warum PowerPoint zum Freistellen nutzen?

PowerPoint, eigentlich überwiegend Präsentationssoftware bekannt, bietet erstaunlich leistungsstarke Bildbearbeitungswerkzeuge, die viele nicht kennen. Wenn Sie bereits ein Microsoft 365-Abonnement haben, können Sie direkt mit dem Freistellen von Motiven beginnen – ohne zusätzliche Software wie Canva. Es ist einfach, schnell und besonders praktisch, wenn Sie ohnehin mit PowerPoint arbeiten.

Grafik freistellen in PowerPoint: Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Grafik einfügen

Öffnen Sie eine leere PowerPoint-Folie und fügen Sie das Bild ein, das Sie freistellen möchten. Das geht einfach per Drag & Drop oder über den Menüpunkt „Einfügen“ -> „Bilder“ .

Klicken Sie einmal auf das Bild, um es auszuwählen.

2. Zum Bildformat-Menü wechseln

Sobald das Bild ausgewählt ist, erscheint im oberen Menüband der Reiter „ Bildformat “. Dieser Menüpunkt bietet Ihnen verschiedene Bearbeitungsoptionen für Ihre Grafik, unter anderem auch " Freistellen ".

3. Freistellen auswählen

Klicken Sie darauf. PowerPoint versucht nun automatisch, das Hauptmotiv zu erkennen und einen Großteil des Hintergrunds magentafarben zu markieren – dieser Bereich wird entfernt.

4. Manuelle Korrekturen vornehmen

PowerPoint arbeitet in der Regel gut, aber nicht immer perfekt. - Wie man oben sieht. - Wenn Teile des Hauptmotivs versehentlich gelöscht wurden, können Sie mit der Funktion „ Zu behaltende Bereiche markieren “ Korrekturen vornehmen. Hier klicken Sie mit dem Stiftwerkzeug auf die Bereiche, die wiederhergestellt werden sollen. Es erfordert etwas Geduld und Präzision, um die gewünschten Bereiche genau wieder einzufügen.

5. Freistellung bestätigen

Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „ Änderungen behalten “. Alternativ können Sie einfach irgendwo in den grauen Bereich neben der Grafik klicken.

6. Grafik speichern

Sind Sie zufrieden mit der Freistellung, können Sie die Grafik speichern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Bild. Es öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie „Als Grafik speichern…“.

Wählen Sie das gewünschte Dateiformat, je nach Anforderung:

.png, .gif oder .svg: Hintergrund bleibt transparent, Originalgröße bleibt erhalten.
.emf oder .wmf: Hintergrund ist ebenfalls transparent, jedoch kann die Grafik verkleinert werden.
.jpg oder .bmp: Die Originalgröße bleibt erhalten, aber der Hintergrund wird weiß statt transparent.

Fazit: PowerPoint als Alternative zu Canva

Das Freistellen einer Grafik mit PowerPoint ist eine praktische und einfache Methode, die besonders für Nutzer von Microsoft 365 ideal ist. Es ist eine unkomplizierte Lösung für schnelle Grafikbearbeitungen, ohne auf zusätzliche Programme zurückgreifen zu müssen. Wer sich mit den PowerPoint-Werkzeugen vertraut macht, kann viel Zeit sparen und dennoch professionell wirkende Ergebnisse erzielen.

Wenn Sie also auf der Suche nach einer schnellen Methode sind, Motive freizustellen, probieren Sie PowerPoint aus – es lohnt sich!

Trennen können - Abschiede von Kunden, Kooperationspartnern oder Ideen

183:804243329 (Joana Schulz) — Mon, 04 Jul 2022 10:00:00 GMT

Sich von Kunden, Kooperationspartner, Ideen trennen, muss manchmal sein

Es gibt einen Point Of No Return. Wikipedia erklärt diesen ausführlich für verschiedene Bereiche. Was dort nicht erklärt wird, dass es diesen auch bei Entscheidungen für Prozesse, Projekte oder Personen gibt. - Zumindest aus meiner Erfahrung.

So viel Zeit investiert!

Ich hatte einen sehr spannenden Kunden, der als erfolgreicher Redner am Markt war. Ich habe sehr viele interessante Aufgaben für ihn übernehmen dürfen, und er hat mich machen lassen. - Was wundervoll für eine Assistentin ist. - Ich habe meine Stärken ausspielen dürfen. Manchmal musste ich auch Aufgaben übernehmen, die mir nicht so lagen, dennoch wurden sie erledigt.

Wir haben mehrere Jahre zusammengearbeitet, aber als ich länger mit ihm arbeitete, bemerkte ich, dass ich mich verändert hatte und viele Dinge nicht mehr so machen konnte, wie er sich das vorstellte. Das erzeugte bei mir Unbehagen und das Ergebnis war, dass ich Fehler machte. Dennoch hielt mein Kunde zu mir, ertrug meine falschen Kalendereinträge oder Zahlendreher bei Telefonnummern. Schließlich hatten wir uns sehr lange begleitet.

Es begann in mir zu arbeiten. Sollte ich so weitermachen? Wir hatten sehr viel miteinander erlebt, hatten viele Kunden akquiriert und betreut, hatten Einiges aufgebaut, an dem ich Teil hatte und von dem ich wusste, dass es für meinen Kunden vielleicht mit einer anderen Assistentin auch gelungen wäre, dennoch bin ich so vermessen zu glauben, dass es mit mir doch noch einmal erfolgreicher war. So viel Energie und so viel Zeit! Ich wäre ja dumm, wenn man ich mich jetzt trennte. Ich müsste mich nur zusammenreißen, bei bestimmten Themen meinen Mund halten und mich stärker kontrollieren, sodass die Fehlerquote wieder sinkt.

Nun hatte ich von diesem Kunden auch gelernt, dass es keine schlaue Idee ist, den Point of no return abzuwarten und dass man eben auch einfach mal stoppen sollte. Auch, wenn man viel Zeit investiert hatte. Ich dachte nicht mehr lange nach und trennte mich von diesem Kunden.

So viel Zeit und Geld investiert!

Eine andere Kundin zeigte mir ein Paradebeispiel einer Point-of-no-return-Episode. Sie hatte ihr Marketing mit meiner Hilfe, aber aus dem Bauch heraus gemacht. Sie hatte tolle Pressekontakte, hat sie aber nur sporadisch kontaktiert. Sie hatte einen Blog, hat ihn aber nur gelegentlich befüllt. Ihr Podcast war spitze, aber es gab nur unregelmäßig einen neuen Beitrag. Ihre vielen Newsletter-Abonnementen bekamen nur alle zwei Monate einen Newsletter. Dennoch war sie sehr erfolgreich, hatte viele Anfragen als Trainerin und Rednerin. Aber ihr Online-Kurs lief nicht so gut, wie sie sie es sich wünschte.

Sie wollte also ihr Marketing professionalisieren und engagierte eine Agentur. Diese entwickelte ein Konzept, das ein neues Logo und eine neue Internetseite verlangte, die nicht suchmaschinenoptimiert wurde, weil sich das restliche Konzept ausschließlich auf Öffentlichkeits- beziehungsweise Pressearbeit konzentrierte und von meiner Kundin verlangte, möglichst viele Artikel zu schreiben, die die Agentur dann versuchte, in den verschiedenen Medienkanäle unterzubringen.

Die Kosten für die Änderungen des Logos auf ihren Broschüren, ihren Produkten usw. waren hoch. Die Besucher auf ihrer Internetseite wurden weniger; die Arbeit meiner Kundin mehr, da sie Artikel und Gastbeiträge schreiben musste, die selten veröffentlicht wurden.

Natürlich wusste meine Kundin, dass es etwas dauern konnte bis neue Marketingmaßnahmen greifen, so blieb sie in den wöchentlichen Telefonkonferenzen ruhig. Nach einigen Monaten, als sich noch nichts tat, begann sie zu fragen, ob man die Maßnahmen nicht anpassen müsste. Vielleicht doch SEO bei der Internetseite? Oder aktiver bei Facebook, Pinterest, Instagram?

Nein, das wäre nicht nötig. Man müsse nur Geduld haben. Na ja, und eine Menge Geld, um die monatlichen vierstelligen Pauschalen zu zahlen. Die Kundin war weiterhin geduldig - ihre befreundeten Unternehmer:innen und ihre Coaches eher nicht. Sie empfahlen ihr, das ganze Projekt zu beenden, bevor sie noch mehr Geld versenkte. Einige empfahlen ihr, lieber zu ihrem alten System zurückzugehen, dass wenn schon nicht systematisch, dennoch erfolgreicher als das jetzt teure, professionelle. Andere meinten, sie solle doch lieber Online-Marketing machen, um ihre Kunden zu erreichen. Aber alle waren sich einig: Sie reitet ein totes Pferd.

Sie stand treu zur Agentur, was sehr ehrenhaft ist und gab ihr noch weitere Zeit. Inzwischen floss sehr viel Geld. Monat über Monat. Es stellte sich kein gutes Ergebnis ein. Und immer, wenn die Kundin gefragt wurde, ob sie das nicht bald beenden möchte, um nicht noch mehr zu Geld verlieren, meinte sie, sie könne das jetzt nicht stoppen, sie hätte schon viel zu viel investiert. Das stimmte, denn sie zahlte nicht nur eine monatliche Pauschale an diese Agentur, sondern doch parallel eine Online-Marketing-Beraterin, die sich um ihre Pinterest- und Instagram-Kanäle kümmerte.

Das war ihr Point-of-no-Return!

Inzwischen hat sie ihr Marketingprojekt abgebrochen, aber eben doch sehr spät und um eine fünfstellige Summe ärmer.

Wenn Ihr Bauch sagt, Sie sollten aufhören - hören Sie auf ihn!

S icherlich hatten Sie auch schon Situationen, wo Sie knapp vor dem Point of no Return waren. Inspirieren Sie mich und Ihr Netzwerk und berichten Sie einmal darüber, welche Momente das waren.

Schnellbausteine in Word

183:804243329 (Joana Schulz) — Mon, 27 Jun 2022 14:47:31 GMT

Schnellbausteine erstellen

Wollen Sie Ihre Texte standardisieren? Sie möchten nicht mehr jedes Mal überlegen, wie Sie Ihr Angebot, Ihre Anfragen oder Antworten auf Standardfragen formulieren? Dann können Sie in Word Schnellbausteine erstellen und diese schnell und in seinen Dokumenten einfügen.

Schnellbausteine sind eine große Unterstützung

Gibt es Begrenzungen für Schnellbausteine?

Schnellbausteine können ein kompletter Text sein, wie z. B. ein komplettes Angebot samt Zahlenwerk und Tabellen und weitere Formatierungen. Sie können aber auch nur einen kurzen Absatz, der eine Standardformulierung enthält, wie zum Beispiel der Abschiedssatz einer E-Mail wie

"Bei Fragen sprechen Sie mich an. Ich beantworte diese sehr gern.

Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg
Joana Schulz"

Text für einen Schnellbaustein vorbereiten

Sie können den Text als Fließtext schreiben, aber auch schon vollständig formatieren, je nachdem wie Sie den Schnellbaustein nutzen möchten.

Bespieltext Fließtext:

Bei Fragen sprechen Sie mich an. Ich beantworte diese sehr gern. Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg Joana Schulz

Markieren Sie den Text, den Sie als Schnellbaustein abspeichern möchten.

Klicken Sie auf den Menüpunkt Einfügen und auf den Punkt Schnellbaustein. Das Kontextmenü öffnet sich beim Anklicken des Menüpunkts Schnellbaustein, mit dem Punkt „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern…“

Es öffnet sich eine Messagebox:

Geben Sie einen sinnvollen Namen ein. Hier z. B. E-Mail-Abschluss. Die Schnellbausteine sortieren sich in der Regel alphabetisch.

Wenn Sie viele Schnellbausteine erstellen, sollten Sie gegebenenfalls mit Nummerierungen arbeiten oder Sie können Kategorien erstellen. Speichern Sie die Schnellbausteine in der Standard-Dokumentenvorlage Building Blocks.dotx. Sie finden unten eine Beschreibung, warum.

Ich hatte Ihnen oben geschrieben, dass Sie den Text formatiert als Schnellbaustein speichern können. Wenn Sie den Text wie hier als Fließtext speichern, wählen Sie in Optionen „Nur Inhalt einfügen“ aus.

Formatierter Text als Schnellbaustein abspeichern

Tippen Sie den Text und formatieren Sie ihn wie Sie ihn immer versenden möchten:

Bei Fragen sprechen Sie mich sehr gern an. Ich beantworte diese sehr gern.

Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg

Joana Schulz

Inhaberin von Best Business Support

Wie oben beschrieben, markieren Sie den Text, wählen den Menüpunkt „Einfügen“ aus, klicken auf „Schnellbaustein“ und „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern…“.

Die Messagebox öffnet sich.

Anders als beim Fließtext wählen Sie „Inhalt in eigenem Absatz“ einfügen. So wird der Schnellbaustein automatisch vom vorherigen Text durch Absatz getrennt.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihren ersten Schnellbaustein erstellt.

Schnellbausteine verwenden

Um Ihre erstellten Schnellbausteine zu verwenden, klicken Sie auf den Menüpunkt „Einfügen“, danach auf „Schnellbausteine“. Wählen Sie Ihren gewünschten Schnellbaustein aus einen Mausklick aus:

Der Text wird eingefügt.

Neuer Rechner – was passiert mit meinen Schnellbausteinen?

Wenn Ihr alter Rechner noch funktionstüchtig ist, sichern Sie die Datei-Vorlage Building Blocks.dotx .

Danach importieren Sie die Datei in Ihrem neuen Rechner. Sie können hinterher all Ihre Schnellbausteine wieder verwenden.

Wie genau das geht, finden Sie demnächst in dem Blogbeitrag „Schnellbausteine – Umzug auf den neuen Rechner“.

Formeln in Word-Tabellen

183:804243329 (Joana Schulz) — Mon, 20 Jun 2022 13:00:00 GMT

Erstellung von Summen oder Prozent-Rechnung

Damit man nun nicht mit der Taschenrechner-App neben dem Rechner sitzen muss und Zwischen- und Gesamtsummen ausrechne und übertrage, gibt es auch in Word die Möglichkeit nach einer Liste mit Zahlen eine Summenformel einzutragen.

Klicken Sie in die Zelle, in der die Summe ausgeworfen werden soll. Das Menü sollte sich verändern (tut es das nicht, ist der Cursor nicht in der Tabelle).

Es zeigt zwei weitere Menüpunkte an: Tabellenentwurf und Layout.

Klicken Sie auf Layout und dann auf „formel“

Es öffnet sich die Messagebox:

Nach dem Motto „Es ist jeden Tag anders“ könnte es sein, dass in den jeweiligen Feldern vom letzten Mal noch etwas drin steht oder sie wie hier leer sind. Um die Summenformel einzutragen, können Sie entweder den unten angegebenen Text abschreiben, wenn es sich um die gesamten Beträge über der Summenfeld handelt.

Oder Sie wählen eine Funktion aus:

Beispiel: Wenn man z. B. nur die ersten drei Beträge zusammenrechnen. Die Spalten werden wie in Excel in Buchstaben gezählt (hier A bis D) und die Zeilen werden mit Ziffern gezählt (hier 1 bis 7). Wir rechnen nur die ersten beiden Beträge in Spalte D zusammen.

Formel für die Errechnung des Mehrwertsteuersatzes

Word ist nicht ganz so komfortabel, um damit zu rechnen wie Excel, aber sowohl die Erstellung von Summen als auch einfache Prozentrechnungen kann Word innerhalb von Tabellen bieten.

Um z. B. die Mehrwertsteuer für einen Betrag als Formel zu erstellen, klicken Sie wieder in die Zelle, in die die Mehrwertsteuer ausgeworfen werden soll. Tragen Sie in das Feld Formel Folgendes ein:

=(Zellenname*Prozentsatz)/100

Hier also: =(D7*19)/100

Sie finden es zu kompliziert, Formeln in Word-Tabellen einzupflegen?

Na gut, man muss ja auch nicht alles können. Sie benötigen aber ein solches Dokument, weil sie es immer mal wieder verwenden? Sprechen Sie mich sehr gern an: ich baue Ihnen sehr gern Dokumentvorlagen für Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerung usw. in Ihrem Unternehmensdesign.

Wie virtuelle Assistent:innen Preise dumpen

Wed, 23 Feb 2022 09:47:23 GMT

Virtuelle Assistent:innen irritieren mich. Das liegt daran, dass ich über 25 Jahre kaufmännische beziehungsweise Managementassistentin bin und eine Generalistin. Das haben meine Chefs und meine Kunden von mir verlangt und das liegt völlig in meiner Persönlichkeit.

Nun hat es sich eingebürgert, dass kompetente Freelancer, die spezialisiert sind, sich als virtuelle Assistent:innen bezeichnen

Preise dumpen ist doof!

Mich irritiert nicht nur die Formulierung der „virtuellen Assistenz“, sondern auch was darunter so alles läuft und das meine ich nicht negativ.

Zum einen kenne ich virtuelle Assistenten als SIRI, Cortana, ALEXA und Co. und somit als künstliche Intelligenz, die uns alle an PCs, Macs, Smartphones und Tablets bei allem möglichen unterstützen. Aber inzwischen hat sich der Begriff virtuelle Assistenz oder virtuelle persönliche Assistenz auch in das Berufsleben eingeschlichen und ist im Prinzip ein New-Work-Begriff.

Es ist kein geschützter Begriff und das muss es auch nicht sein. Dennoch ist es eine Herausforderung für mich, den Berufsbegriff der Assistenz mit Aufgaben und Dienstleistungen zu verbinden, die ich unter anderen Berufsbezeichnungen kenne und auch so suchen würde und die ich vor allem anders honoriert wissen möchte.

So finde ich unter virtuelle Assistenz unter anderem:

Werbetexter:innen , die für Internetseiten oder Blogs texten sollen
S EO-Berater:innen , die Texte Suchmaschinen optimieren und die perfekten Keywords für die Kundenseiten finden sollen
Web-Designer:innen , die WordPress, Joomla oder was auch immer können sollen und Shops und Blogs mit einbauen
Grafiker:innen , die Fotos bearbeiten und Memes erstellen können

Natürlich gibt es viele Assistent:innen, die das können! Die Frage ist aber, ob sie das auch zu den Preisen machen, die angemessen sind. Texter:innen zum Beispiel nehmen einen durchschnittlichen Stundensatz von € 70,00 netto. SEO-Berater:innen kalkulieren gern Paketpreise, die wenn man sie runter rechnet auch bei über € 70,00 liegen.

Webdesigner:innen, die etwas auf sich halten, machen entweder ein Paketpreis für eine Internetseite nach Aufwand der Seite oder wenn Sie Shops und Blogs einbauen, einen Stundensatz von durchschnittlich € 80,00 netto.

Grafiker:innen lassen sich gern pro Fotobearbeitung oder Stundensatz zahlen. In meinem Umfeld liegt da keine unter € 90,00.

Würde ich alle diese Dienstleistungen zu meinem Assistenz-Stundensatz anbieten, würde ich diese Dienstleister nicht nur unterbieten, sondern auch nicht mehr mit ihnen kooperieren können, wenn ich ein großes Projekt an Land gezogen habe. Ich arbeite mit Provisionen, die aber auch für den Dienstleister:innen noch lohnenswert sein sollten.

Die Mitte macht‘s

Ich gehöre nicht zu den hochpreisigen Assistent:innen, aber auch nicht zu denen, die als selbstständige Unternehmer:innen mit Stundensätzen in der Nähe des Mindestlohns zufrieden sind. Wer seine Unternehmens- und Lebenshaltungskosten plus Huch-jetzt-ist-der-Kühlschrank-kaputt-Rücklagen kalkuliert, kommt auf Stundensätze, die mindestens bei € 35,00 netto liegen müssten, wenn man ca. 6 Stunden täglich verkauft. Wobei man noch Agentur-Gebühren oder Kooperationsprovisionen draufschlagen muss, damit diese € 35,00 auch bei einem ankommen.

Ich lese zwischen € 10 und € 60 Stundensätze. Leider werden die kleinen Stundensätze nicht nur von potenziellen Kunden, sondern auch von erfolgreichen Kolleg:innen angeboten, die Kooperationspartner:innen suchen, um ihren Kunden ein noch breiteres Angebot machen zu können.

Selbst, wenn Kolleg:innen (die meisten sind weiblich) von zuhause aus in Teilzeit arbeiten und verheiratet und somit mutmaßlich abgesichert sind, würde ich das nicht empfehlen. Wer erfolgreich selbstständig arbeiten will, sollte ein gut funktionierendes Netzwerk haben, das aus unterschiedlichen Dienstleister:innen besteht, aber eben auch aus Kolleg:innen, die man bei Spitzen um Unterstützung bitten kann oder bei freien Kapazitäten um Aufträge. Wer will und kann da aber schon für € 12,00 tätig werden? Da sollten faire Stundensätze und eben so faire Provisionssätze verhandelt werden.

Faire Preise

Wenn ich von meinem Geschäftsfeld, der kaufmännischen und Marketingassistenz ausgehe, bewegen sich anständige und faire Preise zwischen € 45,00 und € 65,00 netto die Stunde (Stand: 2022).

9 von 10 Punkten auf der Glücksskala

183:804243329 (Joana Schulz) — Tue, 01 Sep 2020 14:10:25 GMT

Mutter, Keynote Speaker, Autorin und Glücksforscherin

Die Rednerin Maike van den Boom lebt in Schweden und arbeitet überwiegend in Deutschland. Sie spricht über Glück, New Work und Leadership. Es war ein langer Weg, um anzukommen!

Klein, zierlich, schlank ist die blonde van den Boom – den Namen hat sie nach der Scheidung behalten, der Tochter zuliebe. Alleinerziehend in Bonn denkt die quirlige Halbholländerin darüber nach, wie es weitergehen soll. Ihre Freundinnen jammern viel, trotz doppelten Einkommens, Kinderbetreuung und großzügigem Haus. Van den Boom denkt sich, es muss mehr geben als eine Teilzeitstelle und Stress mit dem Ex-Mann. Sie liest! Manchmal einige Bücher gleichzeitig, Studien zum Thema Glück und ob man Optimismus lernen kann.

Deutschland ist Mittelklasse im Glück

Van den Boom, die es kaum auf den Stuhl hält, hippelt rum. Wieso gehören Länder wie Costa Rica oder Mexiko, neben Kanada und Schweden, zu den glücklichsten Ländern der Welt? Wieso Deutschland nicht? Die Idee ist geboren, in die 13 glücklichsten Länder zu reisen. Und wenn man schon hinreist und Leute befragt, kann man auch ein Buch draus machen, denkt sie 2012. Sie leiht sich Geld, einen Verlag kann man immer noch suchen. Und da sie da sehr digital denkt, kann man doch auch gleich einen Film draus machen. Nun muss van den Boom noch lernen, wie man mit Kamera und Mikrofon umgeht, packt die Sachen und fliegt los. Sie kommt zurück mit Filmmaterial, Tipps zum Glück von Glücksforschern und Bewohnern der 13 glücklichsten Ländern.

13 Länder lehren uns das Glück

Die Fischer Verlage nehmen das Buch und der WDR übernimmt das Filmmaterial in ihre Programme auf. Van den Boom schreibt ihr erstes Buch: „ Wo geht’s denn hier zum Glück? – Meine Reise durch die 13 glücklichsten Länder der Welt und was wir von ihnen lernen können “. Weil sie ehrgeizig ist, sitzt sie tagelang fast ohne Pause am Rechner und tippt. Die ansonsten sich immer in Bewegung befindliche van den Boom, bekommt nach einiger Zeit eine Thrombose. Sie hat erst acht von 13 Kapiteln fertig. Der Arzt meint, sie müsse Sport treiben und nicht stundenlang am Computer sitzen und schreiben. Das wirft sie zurück, macht sie wütend. Aufgeben? Den Termin verschieben? Kommt nicht in Frage, dann müssen zwischen den Schreibphasen, Sportzeiten eingebaut werden.

Das Buch wird ein Spiegel-Bestseller. Sie geht in Talkshows und spricht in TV- und Radio-Reportagen über das Glück.

Vom Schreibtisch, auf der Rednerbühne, nach Schweden...

Was macht sie jetzt mit ihrem großen Wissen? Na klar! Drüber sprechen. Sie lernt was Bühnenpräsenz ist, baut einen Vortrag zum Buch, schult ihre Stimme, ihre Körpersprache. Sie lässt sich eine Internetseite für Keynote Speaker aufsetzen und macht Marketing. Innerhalb von zwei Jahren wird sie zu einer der gefragtesten deutschen Rednerinnen zum Thema Glück. Sie forscht weiter und entdeckt, dass viele Glücksländer nicht nur privates Glück empfinden, sondern auch im Job.

Dabei fallen ihr die Skandinavier besonders auf. Sie befragt Gründer, Geschäftsführer, Mitarbeiter und bekommt viele Antworten. Und schon hat sie die Idee für das nächste Buch . Auch, dass Schweden der richtige Ort für den Freigeist van den Boom ist. Ihre Tochter und sie lernen Schwedisch, packen die Sachen und ziehen in die Nähe von Stockholm. Seitdem ist sie eine glatte 9 von 10 Punkten auf der internationalen Glücksskala. Laut van den Boom ein idealer Wert, denn die 10 wäre das ekstatische Glück, das nicht von Dauer ist.

Ordnung im Chaos!

Das klingt bis hierher sehr spontan. Und so ist sie auch… Die studierte Kunsttherapeutin hat eine Idee, aber beginnt erst einmal mit den wichtigsten Tools sich zu organisieren. Mindmaps zieren Küchenschranktüren, To-Do-Listen hängen an den Wänden. Sie telefoniert mit Freunden, Coaches, Unternehmern, Forschern und ihrer Familie, lässt sich über Monate zur Rednerin ausbilden. Sie holt sich Rat, ändert Herangehensweisen, To-Dos oder Zwischenziele. Sie ist in ihren kreativen Prozessen organisiert und strukturiert. Risikobereit, aber nicht blind für Stolperfallen – und erreicht so, was sie sich vorgenommen hat.

Hauptziel: Deutschland glücklicher zu machen

Sie fliegt seitdem von Stockholm nach Deutschland. Sie hält Vorträge darüber, wie man als Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Vertrauen schenkt, wie Mitarbeiter mitdenken können ohne Angst vor Repressalien oder wie die Digitalisierung New Work vorantreibt.

Sie veröffentlicht ihr neues Buch. Dieses Mal für acht Stunden mehr Glück, wenn man Privatleben und Beruf nicht trennen kann und will. Die Deutschen kennen diese Glücksfaktoren, finden allerdings viele „Ja-Abers“. Ein Anwalt sagt ihr, er würde sein Gesicht verlieren, wenn er seiner Rechtsanwaltsfachangestellten Verantwortung übergäbe und sie einen Fehler macht. Und er wäre damit in seiner Branche nicht allein. Vertrauen hin oder her, aber seinen Ruf für die Mitarbeiterin aufs Spiel zu setzen, ginge zu weit und würde ihn nicht glücklich machen. Van den Boom meint, dass das schon der erste Denkfehler wäre. Menschen, denen vertraut wird, übernehmen mehr Verantwortung und können umgekehrt auch stark unterstützen.

So kämpft sie gegen Windmühlen. Die sind für Holländer aber nicht abschreckend. So nimmt van den Boom den Kampf auf und geht in jede Diskussion, die mit „Ja, aber“ anfängt und wiederholt, ohne erhobenen Zeigefinger, die Faktoren für glückliche Mitarbeiter und Führungskräfte: Vertrauen, Fehlerkultur, Mitgestalten, Kollaboration und Neugierde. Sie wird eingeladen zu Podiumsdiskussionen, Vorträgen und Arbeitsgruppen.

Bis … ja, bis März, der die ganze Welt durchschüttelt. Auf Bühnen stehen und ihre Message fröhlich ins Publikum rufen, ist jetzt nicht mehr erlaubt. Van den Boom erreicht täglich E-Mails mit Terminverschiebungen, telefoniert mit Kunden, ändert Verträge auf 2021. Aber die Optimistin bleibt ruhig. Es wird auch wieder anders und um nicht darauf warten zu müssen, entwickelt sie neue digitale Formate. Denn auch das macht glücklich, sagt van den Boom, einfach mal machen.

Jetzt kann man nichts falsch machen. Nach mit Lieblingsspruch van den Booms Oma: Nicht geschossen ist immer daneben…

Eine angestellte Assistentin hat mehr Zugehörigkeitsgefühl

183:804243329 (Joana Schulz) — Thu, 13 Aug 2020 10:26:53 GMT

Angestellte Sekretärin versus selbstständige Bürodienstleisterin

Eine befreundete Unternehmerin, die ebenfalls seit Jahren als virtuelle Assistentin arbeitet, hatte sich auf eine Stellenausschreibungen eines jungen Entrepreneur gemeldet und ihre Dienste angeboten.

Der junge, erfolgreiche Mann meinte, er würde nur mit ihr zusammenarbeiten, wenn sie sich anstellen ließe. Angestellte Mitarbeiter wären treuer und hätten ein starkes Zugehörigkeitsgefühl, würden damit alles tun, um ihren Arbeitgeber voranzubringen.

Vertrauen geht auch ohne Anstellungsvertrag

Hier werden wohl alle erfahrenen, selbstständigen Assistentinnen gern widersprechen. Ich kann hier aber selbstverständlich nur von mir reden.

Natürlich hatte ich Kunden, die mich schon nach einem halben Jahr wieder verließen, aber in der Regel unterstütze ich meine Kunden erheblich länger. Wenn sie Vertrauen gefasst und erfasst haben, was ich alles für sie tun kann, überlassen sie eben nicht nur klassische, administrative Aufgaben, wie Telefonempfang und vorbereitende Buchhaltung, sondern verlassen sich auf echte Managementassistenz.

Wenn sich da die Assistentin nicht reinhängt und treu zum Kundenunternehmen steht, dann wird sie kaum drei, vier oder wie ich 11 Jahre einen Kunden begleiten und gemeinsam Projekte oder ganze Firmengründungen begleiten. Eine Assistentin, angestellt oder nicht, ist dem Unternehmen, dem sie dient, treu ergeben, wenn es sie respektvoll behandelt, Vertrauen in sie setzt, eine gute Fehlerkultur hat und die Assistentin auch mal machen lässt.

Ein Festvertrag ist nicht das gleiche wie Werte. Man kann sie mit und ohne Anstellung leben.

Provisionen sind professionell

183:804243329 (Joana Schulz) — Mon, 03 Aug 2020 15:27:53 GMT

Die Vermittlung eines Auftrags durch eine Netzwerkpartner:in ist eine Akquisevariante, die sehr erfolgreich sein kann – vor allem, wenn man eine professionelle Provisionsregelung mit den Netzwerkpartner:innen vereinbart. Dafür muss das eigene Netzwerk nicht riesig sein und mehrere Tausend Kontakte haben. Es genügen fünf bis 10 Dienstleister:innen, die die gleichen Leistungen anbieten wie man selbst.

Kooperationen pflegen

Seit 20 Jahren bin ich selbstständig. Fast genauso lange kooperiere ich mit Kolleginnen. Ich habe Interimsassistentinnen, selbstständige Sekretärinnen und Bürodienstleisterinnen angesprochen und mich mit ihnen vernetzt. Die Kolleginnen, die Anfragen hatten und ausgebucht waren, stellten die Anfrage per E-Mail oder telefonisch in unser loses Netzwerk. Damit haben einige der teilnehmenden Interimsassistentinnen dafür gesorgt, dass die einzelnen in der Gruppe erfolgreicher waren als sie es gewesen wären, wenn sie allein gearbeitet hätten. Die selbstständigen Sekretärinnen, die nicht so gut oder viel akquiriert hatten, haben über das Netzwerk Aufträge erhalten, weil sie durch die Kundenführerin vermittelt wurden.

Zuerst war es eine Essenseinladung als Gegenleistung für einen überlassenen Auftrag. Das Netzwerk war so erfolgreich, dass man irgendwann nicht mehr aus den Restaurants herausgekommen wäre. Die Gruppe entschied, dass eine Provisionsregelung fair wäre und damit begann eine fast zwei Jahrzehnte währende Erfolgsgeschichte.

Details der Provisionsregelung offen besprechen

Nach der Entscheidung des Kooperationskreises, dass man sich Provisionen für vermittelte Aufträge zahlt, gab es viele Diskussionen. Bis eine für alle akzeptable Provisionsregelung gefunden war, wurde über die Laufzeit einer Provision pro Kunde beziehungsweise Auftrag und Folgeauftrag gesprochen. Über die Höhe wurde diskutiert. Wie man damit umgeht, wenn über zwei Kontakte eine Vermittlung stattfindet und ob das die Provision erhöht.

Eine besonders schwierige Diskussion war, ob die Kundenführerin alle in der Gruppe anspricht oder entscheidet, welche Netzwerkpartnerin zu dem Kunden passt. Einige der Kooperationspartnerinnen meinten, dass es unfair gegenüber allen anderen Partnerinnen wäre, wenn die Vermittlerin im Vorwege einige der Partnerinnen aussortiere. Andere meinten, dass die Person, die die Anfrage erhalten hat, entscheiden könne, welche Dienstleisterin zu welchem Kunden passen könnte.

Die Provisionsregelung ist nicht in Stein gemeißelt. Sie wurde immer mal wieder angepasst. Es gab in den Jahren dieser Kooperationsgruppe natürlich auch Konflikte. Einer der häufigsten war, wann ein Auftrag ein Folgeauftrag ist, der noch provisionspflichtig wäre. Solche Konflikte sollten in der gesamten Gruppe angesprochen werden, da nur damit erreicht wird, dass alle mit der Lösung, die für diese Meinungsverschiedenheit gefunden wird, einverstanden sind. Entscheidungen wurde demokratisch getroffen.

Es war all die Diskussionen wert, denn das Netzwerk, das sich damit entwickelt hat, hatte immer eine sehr gute Auslastung. Die Kunden wurden bedient, auch wenn man selbst nicht konnte.

Umgang mit Konflikten

Nicht immer läuft alles reibungslos. Vom ersten Entwurf der Provisionsregelung mit sieben Teilnehmerinnen und dem heutigen Stand gab es viele Versionen der Vereinbarung und einige Konflikte, die sich nur durch Trennung lösen ließen.

Vertrauen macht erfolgreich – auch, wenn es mal schief geht

Drei der für uns bedeutendsten Fälle, die völlig schief gingen und die wir überhaupt nicht erwartet hatten: Eine Kooperationspartnerin hatte einen Auftrag angenommen und danach keine Provision gezahlt. Sie meinte, dass die Regelung nicht rechtlich bindend wäre, weil es keine Unterschrift auf der Regelung gab. Einige in der Gruppe meinten, das müsse man rechtlich klären; andere meinten, dass man das ignorieren sollte. Die Kundenführerin entschied, keinen Anwalt zu bemühen, aber die Dame aus dem Netzwerk auszuschließen.

Eine andere Kooperationspartnerin nahm einen längeren Auftrag an, bekam mehrere Monate später im gleichen Betrieb, aber einer anderen Abteilung, einen Auftrag für eine kürzere Urlaubsvertretung. Sie meldete das nicht bei der Kundenführerin, die das durch Zufall mitbekam, weil sie beim gleichen Kunden in einer anderen Abteilung tätig war, innerhalb des Hauses telefonierte und bei der Dame landete. Diese meinte, dass sie diesen Auftrag selbst akquiriert hätte. Es gab lange Diskussionen, ob sie das geschafft hätte, wenn sie den ersten Auftrag in dieser Firma nicht ausgeführt hätte. Auch hier wurde man sich nicht einig, und wir mussten uns trennen.

Der schwerste Fall: Eine unserer Kooperationspartnerinnen nahm einen Auftrag über mehrere Monate an. Die Kundin war überaus schwierig und durchaus gelegentlich unkontrolliert. Eines Tages warf sie die Interimsassistentin raus. So wie man der Kundenführerin glauben darf, durchaus wegen einer Nichtigkeit. Allerdings ist das meiner Meinung nach, das Risiko, das man als selbstständige Dienstleisterin hat – eben keine Kündigungsfrist – dafür die Freiheit, sich für oder gegen Aufträge zu entscheiden. Die Auftragnehmerin entschied sich nach der Entlassung, die Kundin auf Einstellung zu verklagen, ansonsten würde sie die Kundin melden, weil sie eine selbstständige Mitarbeiterin in Scheinselbstständigkeit beschäftigt hatte. Die Kundin war erschüttert und rief entrüstet die Kundenführerin an, um zu erfragen, was da los war. Aber was sollte die Kundenführerin tun? Sie konnte sich in dem Fall nur entschuldigen. Das Ende vom Lied war, dass sich die Kundin mit der Auftragnehmerin außergerichtlich finanziell geeinigt hatte. Wir alle waren eine Zeit lang in einer Schockstarre und mochten keine Aufträge mehr vergeben.

Wenn man das so geballt liest, dann könnte man meinen, dass ein solcher Kooperationskreis mit einer Provisionsregelung nicht so schlau ist und Menschen anzieht, die einen übers Ohr hauen möchten. Aber die drei Fast-Katastrophen passierten über mehr als 10 Jahre. Alles in allem waren die Kooperationspartnerinnen erfolgreich in der Vermittlung von Aufträgen. Der Großteil der Mitglieder dieser Gruppe haben ihre Provisionen gezahlt und die Kunden hervorragend bedient, sodass sie häufig wieder gebucht wurden. Wie meine verstorbene Kooperationspartnerin Susanne Geißler immer sagte: "Lieber 90 % Honorar von einem vermittelten Auftrag, als gar keinen Auftrag."

Keine Angst

Trotz dieser Rückschläge ist ein solches Netzwerk perfekt für Einzelunternehmer:innen. Man sollte allerdings keine Angst vor solchen Problemen, Konkurrenz, Transparenz der Dienstleistungen und Preise haben. Dass ein neuer Kunde bei der Mitbewerberin bleibt, ist sehr wahrscheinlich und bei uns zu 90 % passiert. Und dennoch hat sich diese Kooperation schon nach kurzer Zeit ausgezahlt.

Finanziell hat sich für die Kundenführerinnen und Auftragnehmerinnen diese Art der Kooperation gelohnt. Es sind in fast 20 Jahren über € 150.000,00 Provisionen gezahlt worden. Zu den besten Zeiten dieses Netzwerks waren 20 Interimsassistentinnen Teil dieses Kreises.

Wie sollte so ein Netzwerk aussehen?

Bei einem solchen Netzwerk geht es vor allem um Vertrauen. Vertrauen darauf, dass der Kunde gut betreut wird und eventueller Ärger nicht auf einen zurückfällt, aber auch Vertrauen, dass die Provisionsregelung akzeptiert wird und weitere Aufträge gemeldet werden.

Aus diesem Grund haben die ersten Kooperationspartnerinnen, die sich zusammengetan haben, entschieden, dass wir uns alle persönlich kennen müssen. Damit das auch klappen kann, haben wir uns mehrfach im Jahr getroffen, um uns auszutauschen und uns näher kennen zu lernen.

Natürlich kann das auch über ein virtuelles Netzwerk geschehen. Hier muss die Vertrauensbasis noch stärker sein, der Austausch untereinander sicherlich intensiver als die Treffen in der Gruppe. Vielleicht beginnt man hier klein und sucht sich eine vertrauensvolle Netzwerkpartner:in und testet, wie es zusammengeht.

Welche Punkte sollte eine Provisionsregelung beinhalten

Rollen der Partnerinnen in der Provisionsregelung:

In dieser Gruppe wurde die Vermittlerin als Kundenführerin bezeichnet, damit klar war, dass diese Person, die erste war, die einen Kundenkontakt hatte. Dies war wichtig bei uns, weil Anfragen häufig mehrere Partnerinnen unseres Kooperationskreises erreichte und es passierte, dass ein Auftrag von diesen Personen in das Netzwerk gegeben wurde.

Wie sollen die Aufträge im Kooperationskreis vergeben werden:

Gleichzeitig hat die Gruppe beschlossen, dass die Kundenführerin selbst entscheidet, ob sie die Anfrage in der kompletten Gruppe verteilt oder ob sie einige Teilnehmerinnen vorauswählt, um die perfekte Dienstleisterin für den Kunden zu finden.

Das sollte demokratisch in der Gruppe entschieden werden. Hier geht es um Fairness oder Gleichbehandlung. Wenn die meisten in der Gruppe sich mit einer Lösung unwohlfühlen, werden diese Teilnehmer:innen keine Aufträge in den Kreis geben.

Wie hoch soll die Provision sein:

Wir haben uns für 10 % Provision entschieden. Bei einer Auftragsvergabe über zwei Kontakt für die weitere Vermittlerin 5 % Provision, sodass die Auftragnehmerin maximal 15 % Provision zahlen muss.
Einige unserer Netzwerkpartnerinnen fanden das zu wenig. Wir haben uns allerdings auf den kleinen Provisionssatz geeinigt, weil unser Hauptgeschäft nicht die Vermittlung von Aufträgen war, sondern die Bürodienstleistung. Auch das ist eine Gemeinschaftsentscheidung gewesen.

Wie lange läuft die Provision für einen Kunden:

Lange und häufig wurde die Provisionslänge diskutiert. Bei der ersten Verhandlungsrunde sind wir auf 12 Monate vom ersten Auftragstag gekommen. Das wurde nach einiger Zeit beanstandet, weil es Interimsassistentinnen gab, die in einem Projekt ein ganzes Jahr bei einem Kunden waren und somit ein ganzes Jahr lang für diesen einen Kunden Provision zahlten, andere aber nur drei Wochen als Urlaubsvertretung in einem Unternehmen waren. Sie zahlten nur für drei Wochen und kamen ein Jahr später wieder und zahlten keine Provision mehr. Nach hitziger Debatte und viel Rechnen änderte der Kreis das in 180 Arbeitstage.

Einige Jahre später arbeiteten einige der Kooperationspartnerinnen nur in Teilzeit. Das bemängelten die Vollzeitassistentinnen, da sie für einen Arbeitstag acht Stunden arbeiteten und die Teilzeitassistentinnen nur vier oder fünf. Es wurde wieder gerechnet und der letzte Stand der Provisionsregelung lautete über 1.440 geleisteten Stunden bei einem Kunden. Das erscheint viel, ist aber für Interimsassistentinnen gelegentlich schnell abgeleistet.

Was ist ein Folgeauftrag:

Die meisten Interimsassistentinnen, die in dem Kooperationskreis waren, hatten große Mittelständler oder Konzerne als Kunden. Wir entschieden, dass Aufträge in der gleichen Abteilung, in anderen Abteilungen und in Tochterunternehmen des Kunden Folgeaufträge sind. Dies geschah häufig dadurch, dass die Personalabteilung innerhalb des Unternehmens Empfehlungen aussprach. Auch hier gab es Diskussionen, ob z. B. Aufträge durch Führungskräfte, die das Unternehmen wechselten, auch zu Folgeaufträgen wurden oder ob Aufträge durch Verwandte von Führungskräften ebenfalls Folgeaufträge wären. Das Netzwerk hatte sich dagegen entschieden.

Suchen Sie eine Kooperationspartnerin?

Sollten Sie im Bereich Büroservice, virtuelle Assistenz oder Tagessekretariat selbstständig sein und sich ein Netzwerk mit Provisionsregelung aufbauen wollen, sprechen Sie mich sehr gern an. Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich an .

Ich stehe gern mit Rat und Tat zur Seite und bin ebenfalls gern Teil Ihres Netzwerkes.

Visitenkarten sammeln?

Fri, 17 Jul 2020 10:13:15 GMT

Nicht nur!

Kontakte sind wichtig. Einige nennen das Vitamin B, andere Klüngeln. Aber Kontakte sind die beste Form der Akquise. Aus diesem Grund sollten Sie neue Kontakte von Anfang an pflegen und sich so gut wie möglich in Erinnerung bringen.

Visitenkarten ja oder nein? - Hauptsache Kontakte!

Vor kurzem las ich bei Twitter , dass Tijen Onaran gar keine Visitenkarten mehr hätte. Sie würde bei einem Treffen einfach ihr Handy zücken und sich sofort mit der Person auf LinkedIn oder Xing vernetzen.

Das ist sehr praktisch, dann müssen Menschen wie ich, die ständig ihre Visitenkarten auf dem Schreibtisch oder in der anderen Handtasche vergessen, sich nicht mehr entschuldigen, dass man keine dabei hat.

So oder so! Was machen Sie mit den neu gewonnenen Kontakten? Abspeichern und gut? Eher nicht gut!

Hatte man ein interessantes Gespräch sollte man sich dafür bedanken. hat man in diesem Gespräch etwas erfahren, dass man vertiefen möchte, Termin anbieten - unverbindlich auf einen Kaffee oder einfach weitere Informationen über sich und seine Dienstleistungen senden.

Selbst, wenn ein Thema verhältnismäßig privat war: So hatte ich einmal einen Herrn getroffen, der mir erzählte, dass er immer mal zu einem Hunderennen wollte. Daran erinnerte ich mich einige Zeit später als ich in Rahlstedt (Hamburg) spazieren ging und entdeckte, dass es dort eine Hunderennbahn gab, von der ich vorher nicht wusste. Ich machte meinen Kontakt darauf aufmerksam. Der Herr empfiehlt mich seit Jahren immer mal wieder.

War der erste Kontakt nicht so ausführlich wie dieser, empfiehlt sich, sich noch einmal genauer vorzustellen. Wer bin ich? Kann ich Ihnen helfen? Ich freue mich, wenn Sie mich weiterempfehlen. Kann ich Sie weiterempfehlen?

Noch besser ist es bei sehr interessanten Kontakten zu versuchen, ein persönliches Treffen zu vereinbaren - auf eine Tasse Kaffee zum Kennenlernen. Oder unverbindlicher: Fragen Sie den Kontakt, ob er diese oder jene Netzwerkveranstaltung kennt und mitkommen möchte. Bekommen Sie ein wages Nein, versuchen Sie es einfach ein halbes Jahr wieder.

Die wahren Netzwerker werden sich gern auf einen Kaffee treffen, wenn sich Zeit findet.

Zusammenfassung

Wenn keine Visitenkarte zur Hand, nutzen Sie gleich die Möglichkeit der Vernetzung per LinkedIN- oder Xing-App.
Bringen Sie sich schnell nach dem ersten Treffen in Erinnerung.
Gibt es Informationen zu Hobbys, Tieren, Kindern oder Partnern notieren Sie das, damit sie ggf. damit einen Aufhänger zum nächsten Kontakt haben.
Kennen Sie Kontakte, die zu dem Kontakt passen, verbinden Sie diese Personen über ihre Netzwerke.
Laden Sie den neuen Kontakt gern zu einer Tasse Kaffee, Tee o. ä. ein, um sich etwas ausführlicher kennen zu lernen.

Bewegungsmangel im heimischen Büro

183:804243329 (Joana Schulz) — Tue, 14 Jul 2020 12:58:45 GMT

Effizienter und konzentrierter im HomeOffice arbeiten

Ich hatte, wie sehr viele „Schreibtischtäter“, häufig Bewegungsmangel. Als ich begann, nach 2009 im heimischen Büro zu arbeiten, fiel sogar der kurze Fußweg zum Auto oder den Öffis weg.

Mein Negativrekord: von 10 Stunden Arbeit am Schreibtisch, nur insgesamt 45 Minuten Pause, die ich dann auch noch überwiegend am Esstisch verbrachte.

Ein alter Schrittzähler offenbarte mir, dass ich wochenlang täglich maximal 400 Schritte ging. Die Strafe: Rückenschmerzen, Schulter- und Nackenschmerzen und Hüftsteifheit!

Ein langer Weg mit vielen Selbstversuchen brachte mich dazu, dass ich täglich durchschnittlich 8.500 Schritte gehe, 3 x wöchentlich ein Mini-Zirkeltraining absolviere, 2 - 3 x wöchentlich Yoga und mit einer befreundeten Unternehmerin Nordic Walking mache.

Warum erzähle ich Ihnen das? Weil ich durch die Bewegung konzentrierter und leistungsfähiger geworden bin. Ich fokussiere auf meine Aufgaben und nicht auf mehr auf meine Schmerzen und meinem schlechten Gewissen, dass ich mich eigentlich bewegen müsste.

Das schaffen Sie auch!

Tipps

15 Minuten Shortys (YouTube-Playlist) von Gabi Fastner

Gotta Yoga (Android und IOs App)

Seven Schnelle und wirksame 7-Minuten-Trainings

Der, der mit dem Finger auf andere Leute zeigt

Wed, 26 Feb 2020 08:33:12 GMT

Fehlerkultur ist auch, wenn man Fehler aus dem Team verantwortet. In meinen Team mache ich die Fehler, auch wenn meine Kolleginnen ihn eigentlich gemacht haben.

Fehler machen wir alle

In den 25 Jahren meiner Berufstätigkeit kommt da schon einiges zusammen. Ich habe falsche Termine vergeben, Zahlen bei Telefonnummern verdreht, Rechnungen falsch adressiert und falsch gerechnet, falsche Flieger gebucht, E-Mail-Konten verwechselt – ach ja, und auch in falschen CRM-Systemen Eintragungen gemacht.

Auch wurden von mir Herren wie Damen angesprochen und umgekehrt. Ich höre am Telefon schon einmal einen Namen, der niemals ausgesprochen wurde und merke das erst bei Nachfrage.

Nun machen wir alle mal Fehler. Und wir alle ärgern uns darüber! Auch wenn ich immer gelassener werde, was dieses Thema betrifft, verstehe ich, dass man sich darüber ärgert, wenn Fehler passieren – sowohl über den Ärger, derjenigen die die Fehler machen als auch über die Entrüstung derjenigen, die sozusagen Opfer des Fehlers sind.

Unsere Kunden ärgern sich mehr oder weniger darüber. Einige finden, dass Fehler nicht passieren dürfen, andere meinen, dass bestimmte Fehler eine Katastrophe wären. Wir haben Kunden, die nehmen das ganz gelassen, zucken mit den Schultern und sagen, lass uns aufräumen und weitermachen.

Die Kunden, die Fehler unmöglich finden, und selbst nie welche machen, haben inzwischen andere Assistent:innen.

Aus dem Nähkästchen...

Nun hatte ich vor einigen Jahren eine Kundin, die Fehler fürchterlich findet. Sie selber macht auch nie welche. So auf jeden Fall kommt es bei ihren eigenen Kunden an. Sie bittet uns, für sie einen Termin zu koordinieren. Dies dürfen wir nicht selbstständig, somit haben wir keinen Zugriff auf den Kalender. Das ist nicht ungewöhnlich, macht die Arbeit nur ein wenig umständlicher.

Wir haben also einige Terminvorschläge an ihren Kunden weitergegeben. Dieser entscheidet sich für einen Termin. Diesen geben wir an unsere Kundin weiter, und sie gibt uns und ihrem Kunden den Termin frei und bestätigt ihn.

Dadurch, dass wir den Kalender nicht einsehen können, bekommen wir auch nicht mit, dass unsere Kundin an diesem Tag schon eine andere Veranstaltung hat und aus räumlichen Gründen den anderen Auftrag nicht hätte annehmen sollen. Das kann passieren! Wir hätten das schnell geradebiegen können, weil solche Sachen beim Terminieren leicht passieren. Man entschuldigt sich und bietet andere Termine an.

Warum Menschen Fehler nicht ertragen und mit dem Finger auf Menschen zeigen, die Fehler machen, ist mir schleierhaft!

Was diese Kundin nun aber macht, als sie entdeckt, dass hier ein Fehler passiert war? Sie entschuldigt sich nicht im Namen des Teams, dass ein Fehler passiert ist. Stattdessen schreibt sie eine Mail an ihren Kunden, dass sie einen externen Büroservice gebucht hat und dass dieser diesen Fehler verursacht hätte. Und sie hätte uns schon gesagt, wie unmöglich dieser Fehler sei und dass das niemals wieder passieren dürfe.

Die E-Mail war ellenlang und eine einzige Anklage an uns, aber ohne eine Entschuldigung an ihren Kunden.

Was passierte nun mit uns?

Nachdem mein Team diese E-Mail gelesen hat – wir waren einkopiert – ist das Ergebnis, dass keiner mehr mit einem freien Kopf arbeiten kann - auch ich nicht. Immer noch mehr Fehler passieren. Sozusagen Angstfehler , die passieren, obwohl man immer kontrolliert und noch einmal kontrolliert und noch einmal kontrolliert.

Das Arbeiten ist inzwischen so unangenehm, dass wir gemeinsam als Team entscheiden, dass wir nicht mehr mit unserer Kundin zusammenarbeiten können. Dabei geht es weniger darum, dass wir Fehler machen und hier das Gefühl haben, dass wir eigentlich gar keinen gemacht haben, sondern dass mein Team es nicht kennt, dass jemand mit dem Finger auf den zeigt, der den Fehler gemacht hat.

Wenn in unserem Team jemand einen Fehler macht, dann kommuniziere ich das auch an meine Kunden in Wir-Form. So wie ich hier auch in Wir-Form schreibe, wenn es um allgemeine Fehler geht. Meine Kunden können natürlich nach eingehender Recherche herausfinden, dass vielleicht ich den Fehler gemacht habe oder eine meiner Kolleginnen, aber ich als verantwortliche Partnerin meines Kunden, zeige nicht mit dem Finger auf eine meiner Mitarbeiterinnen und sage, dass sie den Fehler gemacht hat.

Bei uns werden die Fehler von uns allen gemacht.

Tipps zum Umgang mit Fehlern

Arbeits-ABC: In 5 Schritten zur perfekten Entschuldigung im Job

Bernd Geropp: Führung auf den Punkt gebracht

Routinearbeiten sind toll

websitebuilder@1and1.de — Wed, 26 Feb 2020 08:32:43 GMT

Aufgaben, die man häufig macht, geben einem Sicherheit. Sie können aber auch dahinführen, dass man sich so sicher ist, dass man Hilfsmittel, wie Checklisten, nicht mehr benutzt. Man kann sie schließlich auswendig.

Fehler machen wir alle

Wir organisieren für Trainer unter anderem auch die offenen Seminare. Die Anmeldungen gehen überwiegend durch Internet-Formulare bei uns ein. Wir erstellen dafür Rechnungen, versenden Auftragsbestätigungen, tragen die Teilnehmer:innen in Teilnehmerlisten ein, benachrichtigen sie mit weiteren, tiefer gehenden Informationen zu den Seminaren und erinnern sie circa eine Woche vor dem Termin an das Seminar.

Dazu haben wir Checklisten. Wenn man damit arbeitet, kann man eigentlich kaum etwas übersehen. Nachdem wir im Team jahrelang diese Checklisten nutzen, schleicht sich ein kleiner Schlendrian ein, weil man glaubt, dass man die Checkliste auswendig kann.

Also ist uns, trotz aller Maßnahmen zur Kontrolle unserer Arbeitsschritte, ein Fehler unterlaufen.

Der Kunde sprach uns an und meinte, dass einer seiner Teilnehmer eine Rechnung noch nicht bezahlt hätte. Wir haben alles geprüft: Wir haben E-Mails durchforstet, unsere Teilnehmerlisten geprüft. Wir konnten nichts zu diesem Teilnehmer nicht finden, außer seiner ersten Mail. Keine Anmeldebestätigung von uns, keine Rechnung, die von uns versendet wurde. Er war nicht in der Teilnehmerliste. Er hatte keine weiterführenden Informationen zum Seminar erhalten. Ein typischer fortlaufender Fehler, weil die Punkte auf der Checkliste nicht ausgeführt wurden.

Glücklicherweise konnten wir die Situation noch retten, da das Seminar noch eine Woche hin war. Wir haben den Teilnehmer also noch schnell auf die Teilnehmerliste gestellt, eine Rechnung geschrieben und alle Schritte, die wir laut Checkliste machen sollten, geprüft und abgearbeitet. Der Fehler war wieder wettgemacht.

Woran lag es nun, dass dieser Fehler passiert ist?

Ich muss gestehen, ich befasse mich meist nicht damit, warum Fehler passieren. Ich gehöre zu den Personen, die meinen, dass Fehler nicht gemacht werden. Das würde nämlich bedeuten, dass der Mensch aktiv daran arbeitet, einen Fehler zu machen . Das wäre Sabotage! Niemand in meinen Team macht Fehler mit Absicht. Fehler passieren uns.

Ich frage auch nicht: „Wie konnte das passieren?“ Mir ist wichtig, dass der Fehler wieder gut gemacht wird. Und wir haben Glück, dass wir zu den Berufen zählen, in denen wir unsere Fehler wieder gut machen können.

Mein kleines Team arbeitet mit Handbüchern, dazu wird es einen Blog-Beitrag geben, die wir für unsere Kunden erstellen. Darin enthalten sind auch die Checklisten. Wir haben diese Handbücher erstellt, damit wir Aufgaben, die wir selten machen, schnell erledigen zu können. Checklisten haben wir, um Fehler bei komplexen Aufgaben zu minimieren.

Wir arbeiten meist über längere Zeit mit unseren Kunden und kennen die Abläufe. Und darin liegt die Gefahr: Man glaubt, die Abläufe auswendig zu kennen und müsse sich nicht noch einmal kontrollieren. Ich nehme mich da nicht aus.

Links zum Thema Checklisten

OpenPM: Definition Checklisten

Checklisteo: Vor- und Nachteile von Checklisten

Business Wissen: Arbeiten mit Checklisten

Der BBS-Blog

Ja, ja, ich weiß: Briefpost ist nicht mehr zeitgemäß – 1. Teil

Die DIN-Norm 5008

Der Briefbogen

Der Beginn: Ein leeres DIN-A-4-Blatt

Briefkopf und Rücksendezeile

Das Adressfeld

Fußzeile

Seitenränder

Etwas genauer hingeschaut: Das Adressfeld

Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief

Grafik freistellen mit PowerPoint: So geht's schnell und einfach

Grafik freistellen geht auch ohne Fotobearbeitungsprogramm

Warum PowerPoint zum Freistellen nutzen?

Grafik freistellen in PowerPoint: Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Grafik einfügen

2. Zum Bildformat-Menü wechseln

3. Freistellen auswählen

4. Manuelle Korrekturen vornehmen

5. Freistellung bestätigen

6. Grafik speichern

Fazit: PowerPoint als Alternative zu Canva

Trennen können - Abschiede von Kunden, Kooperationspartnern oder Ideen

Sich von Kunden, Kooperationspartner, Ideen trennen, muss manchmal sein

So viel Zeit investiert!

So viel Zeit und Geld investiert!

Wenn Ihr Bauch sagt, Sie sollten aufhören - hören Sie auf ihn!

Schnellbausteine in Word

Schnellbausteine erstellen

Schnellbausteine sind eine große Unterstützung

Gibt es Begrenzungen für Schnellbausteine?

Text für einen Schnellbaustein vorbereiten

Bespieltext Fließtext: ﻿

Formatierter Text als Schnellbaustein abspeichern

Schnellbausteine verwenden

Neuer Rechner – was passiert mit meinen Schnellbausteinen?

Formeln in Word-Tabellen

Erstellung von Summen oder Prozent-Rechnung

Formel für die Errechnung des Mehrwertsteuersatzes

Sie finden es zu kompliziert, Formeln in Word-Tabellen einzupflegen?

Wie virtuelle Assistent:innen Preise dumpen

Preise dumpen ist doof!

Die Mitte macht‘s

Faire Preise

9 von 10 Punkten auf der Glücksskala

Mutter, Keynote Speaker, Autorin und Glücksforscherin

Deutschland ist Mittelklasse im Glück

13 Länder lehren uns das Glück

Vom Schreibtisch, auf der Rednerbühne, nach Schweden...

Ordnung im Chaos!

Hauptziel: Deutschland glücklicher zu machen

Eine angestellte Assistentin hat mehr Zugehörigkeitsgefühl

Angestellte Sekretärin versus selbstständige Bürodienstleisterin

Vertrauen geht auch ohne Anstellungsvertrag

Provisionen sind professionell

Kooperationen pflegen

Details der Provisionsregelung offen besprechen

Umgang mit Konflikten

Vertrauen macht erfolgreich – auch, wenn es mal schief geht

Keine Angst

Wie sollte so ein Netzwerk aussehen?

Welche Punkte sollte eine Provisionsregelung beinhalten

Rollen der Partnerinnen in der Provisionsregelung:

Wie sollen die Aufträge im Kooperationskreis vergeben werden:

Wie hoch soll die Provision sein:

Wie lange läuft die Provision für einen Kunden:

Was ist ein Folgeauftrag:

Suchen Sie eine Kooperationspartnerin?

Visitenkarten sammeln?

Nicht nur!

Visitenkarten ja oder nein? - Hauptsache Kontakte!

Zusammenfassung

Bewegungsmangel im heimischen Büro

Effizienter und konzentrierter im HomeOffice arbeiten

Tipps

Der, der mit dem Finger auf andere Leute zeigt

Fehler machen wir alle

Aus dem Nähkästchen...

Was passierte nun mit uns?

Tipps zum Umgang mit Fehlern

Bespieltext Fließtext: